Office Manager

Vill du vara en del av något meningsfullt? Vår planet behöver en hållbar industri och nya alternativa lösningar till det fossila och det skadliga för miljön. Biobase har lösningen på detta.

Biobase Sweden AB utvecklar biobaserade och biologiskt nedbrytbara funktionsvätskor inom tre segment: bygg, industri och smörjmedel.

Vi ersätter fossila produkter med bättre högpresterande biobaserade produkter som är skonsamma för miljön.

Biobase Sweden AB är ett relativt nystartat greentechbolag med mycket kompetenta och erfarna specialister och stabila investerare. Företaget erbjuder unika produkter med kommersiell produktion på en hög teknisk nivå. Företaget har även flera mycket intressanta patenterade och innovativa produkter under utveckling som kommer att lanseras inom kort.

Bolaget har redan idag flera produkter på marknaden och en etablerad försäljning, både direkt och via större återförsäljare.

Biobase växer och söker nu en Office Manager som kommer att få en bred och betydande roll med ansvar för det administrativa uppgifterna på kontoret inklusive breda ekonomiuppgifter.

Om rollen

Som Office Manager kommer du att spela en nyckelroll på Biobase kontor i södra Stockholm. Du är spindeln i nätet och har breda kontaktytor, både med interna och externa stakeholders. Du bidrar med ordning och struktur och tar både stora och små uppgifter på största allvar.

Du ansvarar för den dagliga driften av kontoret, administrativa uppgifter, är delaktig i projekt och agerar stöd till ledningen. Din roll är bred vilket kan innebära allt från att stötta i förberedelser till styrelsemöten till vardagliga ekonomiuppgifter. Vi ser gärna att du även har kontakt med IT-support, kontorsleverantörer samt hjälper till med ordermottagning och orderläggning. Det är viktigt att du är kommunikativ, nyfiken och väldigt prestigelös, då det ofta är upp till dig att gå till dina kollegor för att ställa frågor, uppdatera och följa upp.

Du tillhör Biobase team och rapporterar till VD. Din placering är på huvudkontoret i Bandhagen.

Huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Ansvara för att organisera och samordna kontorsadministration och rutiner.
• Samverka med extern ekonomikonsult för att ta fram underlag som ledningen efterfrågar (underlag för KPI:er, marginaler/försäljningsvolymer etc.)
• Ansvara för IT-miljön i samarbete med externa leverantörer
• Ansvara för hantering av företagets råvaru- och produktlager i Fortnox, samt hantera beställning av råvaror och produktionsmaterial.
• Ansvara för orderhantering, inkluderat kundbeställning, orderbekräftelse, tillverknings order, transportbeställning och fakturering
• Ansvar för att förse kunder och partners med marknadsmaterial, teknisk dokumentation samt varuprover.
• Schemalägga och organisera interna och externa evenemang
• Upprätthålla lager av kontors- och packmaterial
• Övriga dagliga kontorsuppgifter

Din profil

Vi tror att du är en kommunikativ, nyfiken, prestigelös doer som har ett sinne för ordning och struktur. Du är expert på att koordinera och planera samt får saker att hända. Du har en ”can – do” attityd och arbetar lösningsorienterat och vill ständigt utveckla och förbättra rutiner, processer och arbetssätt. Du har en detaljkännedom och är van att arbeta mot deadlines och i en dynamisk och föränderlig miljö.

Som person värderar du samarbete högt och har ett prestigelöst förhållningssätt. Du är serviceorienterad och är ytterst noggrann i det du gör. Då din roll kommer att innebära många kontaktytor ser vi att du har lätt för att driva ditt egna arbete och ta egna initiativ. Eftersom du kommer att röra dig i en internationell miljö är det viktigt att du kommunicerar obehindrat på svenska och engelska.

Vi tror dessutom att du har:

• Någon form av ekonomisk utbildning (är ett plus) eller relevant erfarenhet från liknande uppgifter
• Relevant administrativ bakgrund
• Minst 3-5 års erfarenhet av liknande roll som Executive Assistant, Office Manager, VD assistent, koordinator eller liknande
• Erfarenhet av att arbeta i system som beställnings, lager, frakt och ekonomisystem m.m.
• Det är meriterande om du tidigare arbetat med sociala medier eller digital marknadsföring.

Vad erbjuder Biobase

Förutom en konkurrenskraftig lön så blir du en del av ett bolag som värderar självständighet och prestigelöshet högt. Biobase växer och det går bra, målsättningen är att fortsätta växa, så för rätt person kommer detta bli en väldigt rolig resa där den ena dagen inte är den andra lik.

Kontoret är fortfarande förhållandevis litet så det är högt i tak och kommunikation är a och o för att trivas och för att undvika missförstånd.

Tjänstebil kan diskuteras efter behov.

Om Biobase Sweden AB

Biobase Sweden AB är ett greentechföretag som grundades 2019. Företaget har idag fem anställda, och vi siktar på att vara 15 anställda inom 2-3 år. Biobase Sweden AB utvecklar biobaserade och biologiskt nedbrytbara funktionella vätskor och basvätskor för användning inom bygg/industri och smörjmedel.

Idag bedrivs verksamheten från huvudkontoret i Bandhagen.

Även om vi fortfarande är ganska små är vi mycket välfinansierade och har starka långsiktiga ägare.

Hur man söker tjänsten

Biobase Sweden AB samarbetar i detta uppdrag med Planet Consulting. Du ansöker via denna länk, där du fyller i dina uppgifter och bifogar personligt brev och CV. All information hanteras konfidentiellt i enlighet med gällande Academic Searchs integritetspolicy och den nya personuppgiftslagen GDPR. Det innebär att vi endast kan hantera din ansökan på detta sätt. Tack för att du förstår.

Har du frågor om tjänsten eller Biobase AB som företag, vänligen kontakta ansvarig konsult: Joachim Marmstedt på mail joachim.marmstedt@academicsearch.se eller på mobil 0768 502 732.