IN ENGLISH
IN SWEDISH
top-image
Läs mer och
BLI MEDLEM!
search
SÖK
Dölj
breadcrumbs

Upphandling kommunikationsbyrå

Paper Province inbjuder till att lämna anbud i upphandling gällande kommunikationstjänster till Paper Province ordinarie verksamhet samt olika projekt som ligger under organisationen.

Paper Province avser att efter genomförd upphandling teckna avtal med en (1) leverantör. Avtalet beräknas träda i kraft under våren 2017 och ska gälla fram till 2019-12-31 med möjlighet till förlängning 1 år.

Meddelande om förlängning skall meddelas minst 1 månad före avtalets utgång.
Uppdraget beräknas starta kort efter avtalstecknandet.

Samtliga krav och villkor framgår av förfrågningsunderlaget, som består av följande dokument:

Anbudsförfrågan
Bilaga 1 Avtalsvillkor
Bilaga 2 Mall för referensuppdrag

Vid inlämning skall även följande lämnas in:
– CV/meritförteckning
– Företagsbeskrivning
Vi emotser Ert anbud med intresse.
Med vänlig hälsning

Karlstad den 2017-05-11
Maria Hollander
Paper Province

1 Allmänt

1.1 Presentation av upphandlande verksamhet

I Paper Province organisation väger hållbarhet och jämställdhet tungt. Vi bedriver flera insatser kopplat till jämställdhet och vi är en regional demonstrator för den skogliga bioekonomin. Det innebär att vi ställer krav på samma engagemang i hållbarhets- och jämställdhetsfrågor hos våra leverantörer.
Paper Province startades 1999 av sju företag som hade samma behov av att rekrytera kompetent personal inom pappersindustrin. Genom åren har vi tagit initiativ till insatser som stärkt hela det regionala näringslivet och kompetensförsörjningen inom vår bransch och utvecklats till ett kluster, i världsklass, för den skogliga bioekonomin. Vi har stärkt teknikutvecklingen och energieffektivisering, och vi har belönats med ett antal utmärkelser. Vi har väckt ungdomars intresse för vår bransch och genererat tusentals artiklar i både regionala, nationella och internationella medier. Vi har också hjälpt många innovatörer att utveckla och kommersialisera sina idéer.

Mer information om Paper Province finns på www.paperprovince.com

1.2 Pris

Vi vill att anbudsgivaren anger kr/timme.

1.3 Uppgift

Den primära uppgiften för aktören som vinner upphandlingen är att vara ett stöd för kommunikatörerna på Paper Province i det dagliga kommunikationsarbetet.

1.4 Omfattning

Upphandlingen kan omfatta hela eller delar av kedjan av reklambyråtjänster, vilket innebär projektledning, copy, grafiska produkter, grafisk design, kontakter med repro/tryck/film/fotografer, viss produktion i digitala kanaler (webb, appar etc.) med mera.

Upphandlingen omfattar även layout och tryckning och/eller layout av trycksaker, rapporter och andra tänkbara informationsbärare.

Anbudsgivare skall kunna leverera följande tjänster och kompetenser:

  • Projektledning
  • Idéarbete, analys, strategi och uppföljning
  • AD
  • Copy
  • Originalproduktion
  • Digital kommunikation inklusive programmering för wordpress, webbfuktionalitet och mobilappar.
  • Bildbearbetning och retusch
  • Fotografering – stillbild och video
  • Regi, manusförfattande, ljudproduktion och övriga tjänster nödvändiga för produktion av rörlig media, inklusive film, motion graphics och animation.
  • Kampanjer i sociala media.
  • Event
  • Mässmaterial
  • Annonser för olika medier
  • Stortavlor, planscher och liknande
  • Produktion av redaktionell content av nyhetskaraktär och liknande
  • Illustration
  • Produktion av mallar och grafiska manér till dels vanliga kontorsprogram som ex Word och PowerPoint, men även till Indesign, After Effects och Adobe Premiere.
    Ovan nämnda tjänster skall ingå i anbudsgivarens egen verksamhet, alternativt i nätverk eller via underleverantörer. Om leverantören använder sig av underleverantörer, vänligen specificera deras kompetenser inom området.

Paper Province avser att teckna avtal med 1 leverantör.

Paper Province efterfrågar en samarbetspartner och helhetsleverantör av efterfrågade tjänster, anbud ska därför lämnas på hela Paper Province efterfrågade behov. Tecknat avtal innebär inga garantier från Paper Province avseende inköpsvolymer.

Paper Province bedriver ett professionellt och långsiktigt kommunikations- och marknadsföringsarbete och det är i den kontext som upphandlad kommunikationsbyrå ska verka. Paper Province mål med upphandlingen är att få en leverantör av kommunikativa tjänster som kan vara en kreativ partner med syfte att stärka organisationens och branschens varumärke.

2 Upphandlingsföreskrifter

2.1 Anbudstidens utgång

Skriftligt anbud ska vara oss tillhanda senast den 2017-05-31. För sent inkomna anbud kommer inte att beaktas.

2.2 Anbudets giltighetstid

Anbudet ska vara giltigt 6 månader efter anbudstidens utgång.

2.3 Anbudets form

Om anbudet saknar klar och tydlig redovisning av efterfrågade uppgifter kan anbudet komma att förkastas. Anbud ska lämnas skriftligt.

2.4 Anbudets märkning och adressering

Anbud och kuvert ska vara tydligt märkta med 
”Kommunikationstjänster Paper Province” och sändas till adress:
Paper Province
Maria Hollander
Innovation Park
Sommargatan 101A
656 37 Karlstad

2.5 Upplysningar under anbudstiden

Frågor med anledning av detta förfrågningsunderlag ska ställas skriftligt, via e-post, till m.from@paperprovince.com.

Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras eller förtydligas med anledning av frågor, eller av någon annan anledning, kommer kompletteringar snarast att sändas till alla kända anbudsgivare.
Sista dag att ställa frågor är den 2017-05-31.
Endast skriftliga frågor och svar är bindande.

2.6 Förfrågningsunderlag

Förfrågningsunderlaget är den ekonomiska föreningens underlag för anbudsinfordran.
Det avser att ge saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget.
Förfrågningsunderlaget omfattar samtliga handlingar inklusive eventuella frågor och svar per sista anbudsdag.
Anbudsgivare ska före anbudets lämnande själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag enligt ovan erhållits.

2.7 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag

Upphandlingen annonseras på Paper Province hemsida www.paperprovince.com

2.8 Kommunikation och anbudsinlämning m.m.

Den e-postadress som anbudsgivare anger kommer att användas vid all kommunikation. Anbudsmeddelanden, frågor och svar, samt tilldelningsbesked är exempel på sådan kommunikation.

2.9 Sekretess

Önskar anbudsgivare sekretess i någon del av anbudet skall detta anges särskilt med angivande av vilken uppgift i anbudet som önskas sekretessbelagt.

2.10 Anbudsutvärdering

Vid prövning av anbud kontrolleras att samtliga ställda krav i enlighet med förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Tjänsterna upphandlas utifrån en totalekonomisk värdering av nedanstående kriterier (utan inbördes ordning). Paper Province väger in egen tidigare erfarenhet av anbudslämnande företag.

  • Kompetens
  • Pris/timme
  • Bedömd tillgänglighet
  • Miljöcertifiering

Paper Province kommer att anta ett anbud eller att förkasta samtliga om inga lämpliga anbud inkommer.
Paper Province förbehåller sig rätten att under tiden efter anbudsinlämning, kontrollera och inhämta bevis för att anbudsgivarens utfästelser är korrekta och att ställda krav i förfrågningsunderlaget kommer att uppfyllas under avtalstiden.

2.11 Avtal

Avtal är slutet först när båda parter undertecknat skriftligt avtal.

2.12 Avbrytande av upphandling

I den händelse nya eller förändrade förutsättningar eller påverkande beslut fattas, kan upphandlingen komma att avbrytas.

2.13 Ersättning för anbudsarbete

Ingen ersättning utgår till anbudsgivare för nedlagt arbete i samband med anbudsgivningen.

3 Anbudsspecifikation

Anbudet ska innehålla:

3.1 Allmänt

  • Presentation av det anbudsgivande företaget.
  • Företagets organisationsnummer.
  • Presentation av tänkt(-a) person(-er) för uppdraget med CV, samt information som
  • bekräftar att ställda krav är uppfyllda och hur väl efterfrågad erfarenhet/kompetens uppfylls.
  • Kortfattad beskrivning av företagets kompetens, erfarenhet och kapacitet.
  • De delar som förväntas utföras av annan part än anbudsgivaren ska preciseras.
  • Referensuppdrag, bilaga 2, ifylld.

4 Krav

4.1 Generella

  • Anbudsgivaren ska uppfylla lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Uppgifterna kan kontrolleras av PP genom kontakt med Skatteverket.
  • God social kompetens och hög samarbetsförmåga.
  • Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift.
  • Goda datakunskaper.

4.2 Erfarenhet

Uppdragstagaren ska ha

  • dokumenterat god erfarenhet av att arbeta med punkterna listade i kapitel 1.4.
  • erfarenhet av att inkludera aspekterna miljö och jämlikhet i både arbetets utförande och resultat.

4.3 Specialkompetens

  • Arbeta enligt ”Svensk Miljöbas”, senast inom 6 månader efter vunnen upphandling bör uppdragstagaren inneha certifiering enligt ”svensk miljöbas”.
  • I referensuppdragen vill vi gärna se exempel på projekt som uppfyller följande kriterier:
    • Jämställdhetsprojekt, där uppdragstagaren kan visa på hur man valt att arbeta med jämställdhet i en kampanj.
    • Internationell erfarenhet, där uppdragstagaren kan påvisa att man genomfört projekt med internationell karaktär, främst inom EU.
    • Erfarenhet från branschen, det kan vara att man har erfarenhet att arbeta med något/några av Paper Province medlemsföretag eller skogsindustrin i stort.
  • God kännedom om regionala strategier, gärna genom samarbete med offentliga aktörer i Värmland.

4.4 Villkorsacceptans

Uppdragstagaren ska acceptera villkoren i bifogade allmänna avtalsvillkor, bilaga 1, i sin helhet.

5 Kommersiella villkor

5.1 Ersättning, Fakturering

Uppdragen kommer att genomföras löpande. Fakturering sker månadsvis efter avstämning med Paper Province.
Priset inkluderar lön, traktamente, resor, kostnader för eget arbetsmaterial och egen maskinell utrustning, kostnader för arbetsgivaravgifter, semesterersättning samt övriga skatter och avgifter som erläggs av Uppdragstagaren.
Utfört arbete specificeras i samband med varje faktura och faktureras enligt instruktioner från Paper Province projektledning.

Faktureringsadress: invoice@paperprovince.com
Betalningsvillkor: Betalning sker med 30 dagars kredit efter hos Paper Province mottagen godkänd faktura.
Dröjsmålsränta: Enligt räntelagen. Dröjsmålsränta understigande 150 kronor
exkl. mervärdesskatt debiteras ej.
Mervärdesskatt: Tillkommer enligt gällande lagstiftning
Adm. Avgifter Expeditions-, fakturerings- eller liknande avgifter betalas ej.
Fakturans innehåll: Fakturan ska innehålla uppgift om: 
Nedlagd tid i timmar under perioden 
Referens hos beställaren 
Registreringsnummer för mervärdesskatt 
Godkänd för F-skatt
Vid eventuella felaktigheter i fakturan returneras denna utan åtgärd för rättelse till Uppdragstagaren.

5.2 Handlingars inbördes ordning

Om handlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning:

skriftliga ändringar och tillägg till avtal
avtal
förfrågningsunderlag med bilagor
anbud

Sista anbudsdag är 2017-05-31
Sista dag att ställa frågor är 2017-05-25

DOKUMENT

Anbudsförfrågan

Bilaga 1 Avtalsvillkor

Bilaga 2 Mall för referensuppdrag